Organizando um Workshop de um Grupo de Pesquisa
Segue a lista de atividades que normalmente seguimos para organizar os workshops do grupo:
Perguntar no slack do grupo quem pode ajudar com a organização do workshop
Definir um responsável por cada item desta lista
Definir a data e horário do workshop
Reservar a sala para o workshop
Enviar mensagem no slack do grupo perguntando quem deseja apresentar, e se há limitação de horário para a apresentação
- Pessoal, sobre o evento que iremos realizar, por favor, registrem como resposta a esta mensagem o título (tema, ferramenta, artigo, etc.) da sua apresentação e qualquer restrição de horário que você tenha para o workshop do dia X. Obrigado!
- Provocar pessoas que deveriam apresentar mas não responderam
Enviar mensagem no slack do grupo dando orientações sobre a participação no evento
- Pessoal, no dia X, a ideia é que todos participem o maior tempo possível das apresentações, não vá só lá para fazer a sua apresentação e sair, senão a gente perde o propósito principal do evento, que é a troca de ideias e a interação entre os projetos relacionados. Claro que se houver uma aula importante ou uma atividade importante do estágio e trabalho, a pessoa vai ter que dar uma fugida, mas, podendo escapar disso, melhor
Criar uma planilha com a programação do evento seguindo este modelo ou similar
Organizar os horários das apresentações na planilha juntamente com o título e o líder da apresentação
- Lembrar dos horários para coffee break, almoço
Enviar o convite na agenda, para os membros do grupo, contendo a duração do workshop, a planilha com a programação, a sala e informações adicionais, seguindo este modelo ou similar
Divulgar o workshop por e-mail para as listas a seguir, seguindo este modelo ou similar
- Enviar no máximo uma semana antes
- Listas de email: spg-l spg-l@cin.ufpe.br, Laboratório de Engenharia de Software CIn-UFPE labes-l@cin.ufpe.br, Alunos da Graduação - CIn-UFPE alunos-grad-l@cin.ufpe.br, Alunos da Pós-Graduação - CIn-UFPE alunos-pos-l@cin.ufpe.br
Solicitar a ASCOM para divulgar nas redes sociais do CIn (no máximo uma semana antes)
Organizar os lanches!
Organizar a transmissão do evento no meet/zoom
- A transmissão deve mostrar uma câmera voltada para o apresentador e outra para o público; os slides também devem ser transmitidos, se possível, ou devem estar enquadrados em uma das câmeras, caso contrário; é necessário que um microfone esteja configurado para que a apresentação seja ouvida e as perguntas remotas possam ser respondidas
- Testar com antecedência
- Observar os comentários no chat da transmissão e trazê-los para a discussão presencial
Orientar os líderes das apresentações sobre como configurar seus computadores para a transmissão
- O apresentador deve acessar o link do meet com o seu computador e compartilhar a tela para exibir a sua apresentação, ligar o seu microfone e se conectar com o da sala, baixar o volume do seu computador e conectar a saída de áudio com o da TV da sala de reunião para que seja possível ouvir os participantes do meet
Definir quem irá perguntar após cada apresentação
- Assim fazemos um rodízio entre os participantes para que pelo menos uma pessoa (que não o orientador!) faça uma pergunta por apresentação
Controlar os horários das apresentações para evitar atrasos
- Fazer cartaz com indicação de 5 minutos
- Sentar do lado oposto ao apresentador
- Se levantar se o apresentador não conseguir ver o anúncio de 5 minutos
- Desligar a TV se estourar o tempo!
Registrar fotos do evento
Compartilhar as fotos do evento no slack do grupo
Compartilhar todos os slides das apresentações no canal do slack
Registrar sugestões para melhoria dos próximos workshops, abrindo PR para atualizar esta lista!
